Anne MacDonald managt „digitalen Studierenden-Service“

Anne MacDonald – © Studioline Photography

Seit November 2020 gibt es an der Bergischen Universität die Stabsstelle Campus- & Contentmanagement, die sich um die Belange beginnender und bestehender Studierender kümmert. Denn zur Umstellung von analoger zu digitaler Unterstützung braucht es Menschen, die das Onlineangebot pflegen und kontinuierlich verbessern.

Anne MacDonald ist Content Managerin in dieser Stabsstelle und weiß, welche Informationen ihre Adressaten und Adressatinnen schnell und zielgerichtet erreichen müssen. Dazu steht sie im engen Kontakt zu weiteren Serviceeinrichtungen der Bergischen Universität, wie z.B. der Zentralen Studienberatung (ZSB), und dem Studierenden-Sekretariat, um jedwede Neuerung schnell umsetzen zu können. Autor Uwe Blass hat sich mit Anne MacDonald im Rahmen der Uni-Reihe „Transfergeschichte“ über den digitalen Studierenden-Service unterhalten.

Stabsstelle Campus- & Contentmanagement

Den Aufgabenbereich ihrer Stabsstelle beschreibt die studierte Geisteswissenschaftlerin so: „Im Campusmanagement obliegt es der Stabsstelle, die Servicefunktionen insbesondere für die Bewerbenden, die Studierenden und Fakultätsmitglieder sicherzustellen, sodass der Kernprozess Lehre und Studium bestmögliche Unterstützung erfährt. Im Bereich Contentmanagement werden Webseiten ständig im Hinblick auf Aktualität und Modernität der Inhalte überarbeitet und kontinuierlich angepasst. Wir schaffen Formate, die die Zielgruppen unserer Außendarstellung bestmöglich abholen.“

© Bergische Universität

MacDonalds Aufgabe liegt dabei im sogenannten ´Student Life Cycle`, d.h. sie kümmert sich um die komplette digitale Bandbreite der Belange Studieninteressierter und Studierender, beginnend mit der Studierendengewinnung bis zum Übergang in den Alumni-Status (Alumni/Alumnae werden die Absolvierenden einer Hochschule bezeichnet. Anm. d. Red.). „Während dieses Weges begegnen die Studieninteressierten und Studierenden an der Uni verschiedenen Einrichtungen“, erklärt sie.

„Von der ZSB über das Studierendensekretariat und das Zentrale Prüfungsamt bis hin zum Careerservice und dem Alumni-Netzwerk. Die Zentralen Einheiten haben ihre eigenen Webseiten und betreuen diese auch selbst. Die direkte Webseitenpflege übernehme ich seit 2023 für die sogenannte ´Landingpage`, die während der Coronazeit eingeführt wurde, für die Seite ´Studium` sowie die Website des Studierenden-Service-Centers. Die Landingpage habe ich ins TYPO 3-System überführt, um das Corporate Design der Hochschule auch hier umzusetzen.“

Dabei hält sie die Prozesse all dieser Stellen stets im Blick und sucht nach effizienten Verknüpfungspunkten zwischen den Bereichen, die sie herausstellt und abbildet. „Ich stehe in ständigem Austausch mit meinen Kontaktpersonen bei den jeweiligen Einrichtungen und wir überlegen gemeinsam, wie wir die Prozesse für die Studieninteressierten und unsere Studierenden noch reibungsloser und angenehmer gestalten können“, erklärt sie.

Talentscouting – wichtiges Element der Studierendengewinnung

Bevor MacDonald an die Bergische Universität kam, arbeitete sie im Talentscoutingteam an der Heinrich-Heine-Universität in Düsseldorf, die im Verbund mit der Bergischen Universität Landesgelder für Talentscouts akquirierte; Die Studiengangportfolios der beiden Universitäten ergänzten sich perfekt, um als Verbund aufzutreten: Düsseldorf mit den Bereichen Jura und Medizin und Wuppertal für Lehramt und Ingenieurwissenschaften.

Die Welt wird immer digitaler – © Pixabay

Dadurch gab es bereits enge Verbindungen zu den Wuppertaler Talentscouts. Im Bergischen Städtedreieck besuchen diese Scouts regelmäßig die umliegenden Schulen, stellen dort Studiengänge vor, beraten vor Ort, vermitteln bei Interesse Besuche in Vorlesungen oder stellen Kontakte zu den Fächern her. Zusätzlich helfen sie auch bei der Nutzung der Hochschulwebseiten, um sich mit den richtigen „Klicks“ sicher auf den Seiten der Studienorientierung zu bewegen.

HISinOne/StudiLöwe – Ein digitales Fachverfahren verbessert Abläufe

Im Portfolio der Stabsstelle steht u.a. der Begriff Studierendenmanagement. „Das betrifft alle Prozesse, die beim Studierendensekretariat stattfinden“, erklärt MacDonald, „also insbesondere Bewerbung, Einschreibung, Zulassung, Studierendendatenverwaltung, aber auch das Verzeichnen des Semesterbeitrags, die Bereitstellung des Semestertickets sowie das Gewähren von Urlaubssemestern und letztlich die Exmatrikulation, im besten Falle, nach Abschluss des Studiums.“
Die Digitalisierung spielt in der Stabsstelle Campus- & Contentmanagement eine entscheidende Rolle. Das digitale Fachverfahren HISinOne/StudiLöwe soll die Abläufe dabei verbessern.

„Damit wird beispielsweise das online-Bewerbungsmanagement nebst Zulassungsmanagement bei NC-bewährten Studiengängen realisiert, inkl. der Anbindung von ´Hochschulstart im dialogorientierten Serviceverfahren`. Noch analoge Prozesse oder Prozessteile, wie der Exmatrikulationsantrag oder der Beurlaubungsantrag, sollen sukzessive durch neue digitale Funktionalitäten in StudiLöwe ersetzt werden.“ Vorteile liegen dabei vor allem in den Bewerbungs- und Immatrikulationsprozessen, die durch das Hochladen sämtlicher relevanter Unterlagen und die Nutzung von Online-Anträgen papierlos werden.

Damit komme die Universität gleichzeitig der Forderung des Ministeriums nach, welches die Einführung der e-Studierendenakte bis Ende 2025 fordere. „Es ist auch eine Chance, die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und bei Erfordernis neu digital anzubieten und damit für alle Beteiligten deutlich zu erleichtern“, sagt MacDonald und fährt fort: „Die Aktenhaltung wird digitalisiert und dies spart Ressourcen. Zudem bietet die digitale Verfügbarkeit von Informationen und Akten neue Möglichkeiten zur Arbeitsgestaltung zum Nutzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“

Das beinhaltet z.B. Funktionalitäten wie die systematische Ablage, Erstellung von Dokumenten anhand von Vorlagen, Bearbeitung von Vorgängen, Integration von Upload-Formularen und Aufbewahrung der Daten mit hinterlegten Fristen“.

Wie sehen attraktive Online-Angebote für Studierende aus?

Zu MacDonalds Aufgaben gehört auch die Gestaltung und Pflege der Webseite des Studierenden-Service-Centers (SSC). Da stellt sich die Frage, welche Kriterien eine attraktive Webseite ausmachen? „Gerade die SSC-Seite war eine Herausforderung, denn es bieten vier verschiedene Organisationseinheiten der Uni ihren Beratungsservice dort an. Unser strukturierter Aufbau der Seite bietet übersichtliche Informationen je Nutzungsgruppe und vermeidet, trotz der Fülle an Informationen, eine Überladung der Seite.“

Computer sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken – © Pixabay

Hierzu holte sie sich immer direkte Rückmeldungen der Zielgruppen ein. MacDonald gestaltete Entwürfe, die sie studentischen Hilfskräften zeigte und um mögliche Verbesserungsvorschläge bat. „Dieses Feedback habe ich dann mit den Wünschen der Abteilungsleitungen abgeglichen und bin so bei dem jetzigen Ergebnis gelandet, mit dem alle einverstanden sind.“

Über weitere Kanäle, wie z.B. die Seiten der ZSB, die Social-Media-Kanäle der Uni oder die Webseite ´Studium` werden in enger Absprache darüber hinaus alle Info-Formate, die für Schüler*innen interessant sind, gepostet und verbreitet. Über die Nutzung anderer angesagter Social-Media-Kanäle wird noch nachgedacht.

„Twitch ist mir in diesem Rahmen noch nicht begegnet“, überlegt sie laut, „auf Instagram und auf Facebook sind wir vertreten, wobei letzteres weniger benutzt wird. Tiktok ist im Moment das Medium der Zielgruppe, wird aber aus Datenschutzgründen derzeit nicht genutzt.

Userfreundliche Geschichten statt Zahlen und Fakten

Tatsache ist, die Zielgruppe der Schüler*innen und Studierenden greifen oft lieber auf Audio- und Videoformate zurück, um sich Informationen zu holen. Da sind nackte Zahlen, Daten und Fakten oft kontraproduktiv. „Richtig,“ sagt MacDonald spontan, „Menschen tendieren dazu, Informationen über einen Sachverhalt lieber erzählt zu bekommen, als nackte Zahlen und Fakten durchzulesen.“

Hier an der Uni fehle ihr vor allem das Audioformat. Sie würde angehenden Studierenden damit gerne zeigen, was Menschen, die hier lernen, lehren und arbeiten, tagtäglich hier tun. „Ich möchte gern in naher Zukunft mit einem Podcastformat loslegen, in dem Studierende und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Uni Wuppertal zu Wort kommen und die Hörerschaft mit in ihren Alltag hier an der Uni nehmen.“

Die Attraktivität des Standortes der Bergischen Universität betonen

Die Entscheidung junger Menschen für einen Studienort basiert demnach nicht immer nur auf Fakten, sondern hängt auch ganz stark davon ab, wie zugehörig sich die Zielgruppe vorher schon zu der jeweiligen Hochschule fühlt. „Es ist natürlich für jede Einzelne und jeden Einzelnen unterschiedlich, was der letztlich entscheidende Faktor wird, um entweder an der Bergischen Universität zu studieren oder sich als Mitarbeiterin und Mitarbeiter zu bewerben“, sagt MacDonald.

Sie nennt dann noch einmal die Vorzüge Wuppertals. „Wuppertal bietet so viel. In dieser Stadt ist das studentische Flair viel deutlicher zu spüren als an einigen umliegenden Studienstandorten. Dazu kommt die große Auswahl an Studiengangsmodellen und Fächern, inklusive der Lehramtsoption. Die wunderbare Herzlichkeit mit der alle hier einander begegnen ist spürbar und die flachen Hierarchien führen dazu, dass man quasi jede Person, auf die man hier trifft, ansprechen kann. Wir haben die verschiedenen schön gelegenen, grünen Campi mit ihren ganz eigenen Identitäten wie Vielfalt, Nachhaltigkeit und Kunst, und diese Aufzählung lässt sich weiter und weiter fortsetzen.“

Uwe Blass

Anne MacDonald – © Studioline Photography

Über Anne McDonald

Anne McDonald ist Content Managerin in der Stabsstelle Campus- & Contentmanagement an der Bergischen Universität.