Digitale Arbeitszeiterfassung wird Pflicht – so meistern Arbeitgeber die Umstellung

Digitale Arbeitszeiterfassung ©unsplash.com

Die rechtlichen Anforderungen für die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in der EU seit 2019 geltendes Recht. Diese hat nach dem Wortlaut des Gesetzes „verlässlich“, „objektiv“ und „zugänglich“ zu sein. Ähnlich wie andere Mitgliedsländer tat sich Deutschland bei der Umsetzung zunächst schwer. Erst seit 2022 gibt es hierzulande in Betrieben eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. In den kommenden Jahren wurden die Anforderungen für Unternehmen konkretisiert. Wenn diese in ihrem Betrieb beispielsweise Dienstpläne erstellen, dann muss dies nach dem neuen Gesetz zwangsläufig digital erfolgen.

Diese Vorgabe ist im Arbeitszeitgesetz § 16, Absatz 2 einsehbar; ausgenommen sind Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern. Weiterhin hat die Arbeitszeit-Dokumentation von Beschäftigten täglich zu erfolgen, andernfalls drohen Bußgelder bis 30.000 Euro. Allerdings sollten die Vorteile gegenüber manuellen Lösungen ohnehin überwiegen. So sind digitale Tools zur Arbeitszeiterfassung effizienter und genauer, weitaus weniger aufwendig als eine chaotische Zettelwirtschaft und bieten nützliche Echtzeit-Einblicke.

Die wichtigsten Kriterien für den Anbietervergleich

Mit einer Checkliste im Anbietervergleich lassen sich die einzelnen Aspekte, auf die es bei einer guten Softwarelösung ankommt, quantifizieren und qualifizieren. Bereiche von hoher Bedeutung gehören entsprechend gewichtet und können sogar Ausschlusskriterien sein, wenn sie für das Unternehmen notwendig sind. Ebenso muss das Programm zur eigenen Branche, der Betriebsgröße und den Betriebsbedingungen passen.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse hilft bei der Ermittlung des Preis-Leistungs-Verhältnisses. Der Trend geht im Zeitalter der Industrie 4.0 zur All-in-One-Lösung, um Reibungen zu vermeiden und möglichst viele Abläufe aus einer Hand zu steuern. Kann dieses Ideal nicht erfüllt werden, muss die Integration mit den anderen Programmen gegeben sein, die der Betrieb gegenwärtig nutzt.

Rechtssicherheit und Compliance

Es ist erforderlich, dass die gesetzlichen Vorgaben bei der Nutzung des Tools eingehalten werden. Zu beachten sind unter anderem die Vorgaben der EU-Arbeitszeitrichtlinie, des Arbeitsschutzgesetzes in Deutschland und der EU-DSGVO. Eine Einhaltung der geltenden Arbeiter- und Jugendschutzgesetze gehört dazu, wobei das Programm mögliche Verstöße im Vorfeld erkennen und beim Eintrag signalisieren sollte.

Ebenso muss der Datenschutz eingehalten werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn das Unternehmen auf Funktionen wie das Standort-Tracking setzt. Da sich die Richtlinien ständig wandeln, muss die Softwarelösung vom Anbieter regelmäßig gepflegt und mit den nötigen Updates versorgt werden.

Die wichtigsten Funktionen der Software für Arbeitszeiterfassung

Nicht weniger wichtig ist, dass das Programm die Protokollierung der Arbeitszeit mit den eigenen Arbeitszeitmodellen erlaubt. Beispiele sind Schichtarbeit, Remote-Work, Vertrauensarbeit, Teilzeit, Gleitzeit, Bereitschaftsdienste, Minijobs, Job-Sharing und Projektarbeit. Eine Echtzeitverfolgung der Schichtauslastung dürfte für jeden Schichtzuteiler ein nützliches Feature sein, während Analysefunktionen die Möglichkeit dazu verschaffen, die Schichtauslastung zu optimieren.

Neben der Arbeitszeit bieten viele Programme die Erfassung von Pausen- und Urlaubszeiten sowie die Lohnabrechnung an. Das Programm sollte sich mit möglichst jedem Gerät öffnen lassen, sodass es sich auch abseits der regulären Arbeitszeiten anwenden lässt. Beschäftigte mit eigenem Benutzerkonto und vielfältigen Einblicken zu ihren Ist- und Sollzeiten haben bessere Möglichkeiten der persönlichen Planung und können die HR-Abteilung entlasten, besonders, wenn sie sich über das Tool zusätzlich krankmelden oder ihren Urlaub beantragen können.

Optimale Abläufe im Betrieb

Eine gute Arbeitszeiterfassung in Betrieben kann auf vielen Wegen den Workflow im Betrieb optimieren. So versetzt die Echtzeitverfolgung der Schichtauslastung Personaler dazu in die Lage, bei Bedarf schnell zu intervenieren. Möglichkeiten, die Schichten untereinander zu tauschen, verbessern nicht nur das Arbeitserlebnis von Beschäftigten, sondern helfen auch bei der Minimierung von Fehlzeiten. Überhaupt sind Optionen für das Selbstmanagement zeitgemäß und entsprechen dem wachsenden Bedarf an flexiblen Lösungen. Lässt sich das Programm intuitiv navigieren, erhöht dies die Zufriedenheit der Mitarbeiter und unterstützt bei der Produktivität.

Cloud oder On-premise?

Softwarelösungen für die Arbeitszeiterfassung können über eine Cloud gesteuert werden oder on-premise. „On premise“ bedeutet, dass für die Nutzung des Systems eine eigene IT-Infrastruktur genutzt wird. Cloudlösungen liegen im Trend, weil sie in der Regel flexibler, einfacher zu bedienen und besser skalierbar sind. Dafür bietet eine eigenständige Softwarelösung Personalern bessere Möglichkeiten der Kontrolle sowie der Anpassung an die eigenen Bedürfnisse, während gleichzeitig die Herstellerabhängigkeit geringer wird.